Alles over CO2-registratie

Waarom een CO2-regeling?

Het doel van de registratieplicht is dat de CO2-uitstoot omlaag gaat. De regeling moet er uiteindelijk voor zorgen dat er in 2030 een miljoen ton minder CO2-uitstoot is. Die lagere uitstoot is een belangrijk doel uit het Klimaatakkoord. Met de CO2-registratie wil het kabinet werkgevers stimuleren om medewerkers met duurzamer vervoer van en naar het werk te laten reizen, zoals het openbaar vervoer, de (elektrische) fiets en de elektrische auto.

Wat houdt de CO2-registratieplicht in?

De CO2-registratieplicht betekent kort gezegd dat alle bedrijven met meer dan 100 werknemers hun CO2-uitstoot moeten bijhouden. Dat geldt voor zowel woon-werkverkeer als andere werkgerelateerde reizen, bijvoorbeeld van kantoor naar een klant. Deze gegevens leggen werkgevers vast:

• Het aantal gereisde kilometers voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen

• De gebruikte reismodaliteiten, die bestaan uit deze categorieën:

- Openbaar vervoer

- Per fiets of te voet

- Per bromfiets of scooter

- Per motorvoertuig

• De gebruikte brandstof of voeding van de motor in het geval van een bromfiets, scooter of motorvoertuig, waarbij er een onderscheid is in 8 soorten:

- Elektrisch

- LNG

- Hybride

- Benzine

- LPG

- Biobrandstof

- CNG

- Diesel

Bedrijven rapporteren deze data elk jaar aan de overheid. De eerste 3 jaar, in 2024, 2025 en 2026, gaat het alleen om het bijhouden van de gegevens. Vanaf 2027 komt er waarschijnlijk een limiet voor broeikasgassen per organisatie. Overtreedt een werkgever die CO2-norm? Dan volgt er een boete of andere straf. Wat de normen worden en wat er precies gebeurt bij overtredingen, is op dit moment nog niet bekend. Hier moet het kabinet nog besluiten over nemen.

Zo zit het met het aantal werknemers

De CO2-registratie geldt dus voor organisaties met meer dan 100 werknemers. De peildatum is 1 januari van het jaar waarover de werkgever rapporteert. Om het aantal medewerkers te berekenen, geldt het volgende:

• Je telt alle werknemers van elke vestiging die onder hetzelfde KvK-nummer valt bij elkaar op. Het KvK-nummer is dus bepalend voor het aantal medewerkers.

• Er is sprake van een werknemer als diegene een contract heeft van 20 uur of meer per maand.

• Ingehuurde gedetacheerden en uitzendkrachten gelden niet als werknemer bij de inlener.

• Seizoenarbeiders tellen alleen mee als ze op 1 januari een arbeidsovereenkomst hebben die 20 uur betaald werk voor die maand garandeert.

• Oproepkrachten met een nulurencontract of een contract voor minder dan 20 uur per maand tellen niet mee.

• Vrijwilligers tellen niet mee.

• Werknemers die in het buitenland wonen en in een Nederlandse vestiging werken, tellen wel mee.

Blijkt hieruit dat een bedrijf meer dan 100 medewerkers heeft? Dan heeft de werkgever over alle werknemers de CO2-registratieplicht, dus ook over degenen die volgens de regels hierboven niet meetelden voor het totale aantal medewerkers. Wat hierboven staat, geldt namelijk alleen voor de berekening van het aantal werknemers en niet voor de CO2-registratie.

Aanvullende regels voor de CO2-registratie

Om de administratieve last niet te groot te maken, zijn er aanvullende regels. Zo tellen alleen de reiskilometers binnen Nederland mee. En gaat een medewerker met meerdere vervoermiddelen naar het werk? Dan mag de werkgever alle kilometers registreren op het vervoermiddel met de meeste kilometers.

Daarnaast hoeven organisaties niet per se het hele jaar door het woon-werkverkeer bij te houden. Ze mogen ook kiezen voor een enquête onder alle medewerkers. Daarin beschrijft de werknemer zijn of haar woon-werkreizen van elke werkdag in de afgelopen week. Vervolgens ga je aan de slag met deze berekening:

• Maak een tabel met het totale aantal kilometers per vervoerswijze. Oftewel: tel per vervoermiddel en brandstoftype de kilometers op zoals die in de enquête zijn ingevuld.

• Vermenigvuldig deze ruwe weektotalen met 45 om de ruwe jaartotalen te krijgen.

• Deel vervolgens de jaartotalen door het aantal ingevulde enquêtes en vermenigvuldig dit met het totale aantal werknemers op het moment van de enquête. Is dat niet bekend? Dan neem je het aantal medewerkers op 1 januari.

Let op: bij deze methode is het wel nog steeds nodig om zakelijke reizen bij te houden, bijvoorbeeld van kantoor naar een klant.

Dit zijn de uitzonderingen

Werkgevers hoeven niet alle werkgerelateerde reizen vast te leggen voor de CO2-registratie. Reizen met vliegtuigen, helikopters, vaartuigen en werktuigen tellen bijvoorbeeld niet mee. Ook voertuigen om goederen of dieren mee te vervoeren, zoals vee- en vrachtwagens, vallen buiten de regeling. Daarnaast geldt een uitzondering voor hulpverleningsdiensten. Denk hierbij aan politie, brandweer, ambulance, rampenbestrijding, crisisbestrijding en militaire voertuigen. Tot slot geldt de CO2-registratie niet voor vervoer van personen tegen betaling, zoals taxi’s.

Let hierop als salarisadministrateur

Als salarisadministrateur is het belangrijk om te weten dat de CO2-registratie losstaat van de vaste reiskostenvergoeding. Een vaste vergoeding loopt bijvoorbeeld door tijdens verlof en ziekte, terwijl de CO2-registratie over de werkelijk gereisde kilometers gaat. Gaat de reiskostenvergoeding (voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen) op basis van declaraties? Dan kan je die voor zowel de uitbetaling aan de medewerker als de registratie voor de CO2-aangifte gebruiken. Zorg dus dat de administratie rondom de afhandeling van declaratiebetalingen correct blijft.

Uiteindelijk is de uitvoering van de CO2-registratieplicht meer een taak voor HR-professionals dan voor salarisadministrateurs. Het is vooral van belang dat je in de gaten houdt of de vergoedingen fiscaal juist zijn en of de bruto en netto bedragen kloppen. Rond juni 2025 moeten de eerste CO2-aangiftes ingeleverd zijn. Daarna heeft elke werkgever nog een jaar de tijd om correcties uit te voeren. Het is dus mogelijk om na de aangifte nog aanpassingen te doen.